【Google Apps Script (GAS)】Googleフォームの回答状況をメールで送信する

2021年4月21日2021年5月29日

Googleフォームは回答状況をフォーム編集画面の「回答」タブから確認することができます。
回答別、質問別など色々な角度からデータを確認することができます。

しかし、Googleフォームはスマホでのアプリを提供しておらず、スマホのブラウザでも開くことができないので、集計状況をパッとスマホで確認したくてもできない状態なのです。
(スプレッドシートにデータ連携していればそちらからでも確認できますが・・・)

そこで、Googleフォームの回答状況をメールで自分に向けて送信するプログラムを作ってみましたので、作り方を解説していこうと思います。
なお、本記事では、「回答状況を収集するしてメールを送信する」プログラムを解説していますが、プログラムを実行するためのGoogleフォームはあくまで例なので、用途に合わせて作り換えてください。

プログラムの仕様は下記のとおりで、Googleフォームでバッチ実行画面を簡単に作る！で紹介しているように別のGoogleフォームから呼び出すようにすると、スマホから実行できるようになります。
メールの送信先をスマホで確認できるメールアドレスにすることで、スマホでも確認できるようになります。

プログラムを実行するためのフォームを作成する

募集に使用しているGoogleフォームとは別にGoogleフォームを作ります。
Webブラウザで表示できればなんでも良いので、スタンドアロンのGoogle Apps Scriptを作成してWebアプリケーションとして公開しても良いですが、Google Apps Scriptプログラムが簡単に実行でき、Web画面も簡単にできるのでGoogleフォームを使用するのがオススメです。

集計状況取得画面として使うフォームを作る

Googleフォームを立ち上げて、「メールアドレス」と「集計するフォーム」を指定する入力欄を作ります。
Googleフォームの作成方法については、Googleフォームの作り方とScriptでの回答の取得方法で解説しています。

集計状況取得画面のプログラム

Googleフォームで作った「集計状況取得画面」にスクリプトを記述していきます。
まずは、プログラムを記述するために「メニュー」->「スクリプトエディタ」からスクリプトエディタを起動します。

後述する「状況収集プログラム」を実行するためのプログラムを記述します。
入力フォームで入力した値を受け取り、受け取った値を元に適切なパラメータを「状況収集プログラム」の呼び出しに設定します。

function myFunction(e) {
  var mail = '';
  var kbn = '';
  //回答のオブジェクトを取得
  var itemResponses = e.response.getItemResponses();
  
  //回答内容を取得
  for (var i = 0; i < itemResponses.length; i++) {
    var itemResponse = itemResponses[i];
    var question = itemResponse.getItem().getTitle();
    var answer = itemResponse.getResponse();
    
    if (question == 'メールアドレス'){
      mail = answer;
    }
    if (question == 'どのイベントの集計状況を取得しますか？'){
      kbn = answer;
    }
  }

  if ( kbn == '応募フォーム' ) {
    var formId = 'abcdefghijklmnopqrstuvwxyz'; // GoogleフォームのIDを指定する
  }
  
  // 回答状況を集計し、メールで送信する
  aggregateApplicant(formId, mail);
}

「どのイベントの集計状況を取得しますか？」の質問で選択された内容を基にして、募集しているGoogleフォームのIDを「状況収集」プログラムのパラメータに設定しています。

状況収集プログラム

「集計状況取得画面」ができたら、「状況収集プログラム」を作成していきます。

画面からの入力であるformIdを使って送信データと回答データを取得して欲しいデータを集め、同じく画面からの入力であるmailAddressの宛先に集計結果を送付します。

スクリプトエディタの「ファイル」からスクリプトファイルを追加して、下記のプログラムをコピー&ペーストで貼り付けます。

/**
 * 任意のフォームの応募者の一覧と総人数をメールで送信する
 * @param formId 集計対象の応募フォームID
 * @param mailAddress 送信先メールアドレス
 * @return なし
 */
function aggregateApplicant(formId, mailAddress) {
  var message = '';
  var applicantList = '';
  
  // フォームIDからフォームを開く
  var form = FormApp.openById(formId);
  for (var i=0; i<form.getResponses().length; i++) {
    var response = form.getResponses()[i];
    for (var j=0; j<response.getItemResponses().length; j++) {
      var itemResponse = response.getItemResponses()[j];
      var question = itemResponse.getItem().getTitle();
      var answer = itemResponse.getResponse();
      var applicant = '';
      if (question == 'お名前'){
        applicant = answer;
      }

      if (applicant != '') {
        if (applicantList != '') {
          applicantList = applicantList + '\n';
        }
        applicantList = applicantList + applicant;
      }
    }
  }
  
  // メール本文を作成する
  message += '応募者の一覧です。\n\n';
  message += '応募者人数：' + form.getResponses().length + '人\n\n';
  message += '応募者一覧\n';
  message += '*-----------------------*\n';
  message += applicantList + '\n';
  message += '*-----------------------*\n';
  
  // メールを送信する
  GmailApp.sendEmail(mailAddress, '集計結果', message);
}

プログラムの解説

本プログラムはgetResponses()とgetItemResponses()のメソッドがポイントになります。
getResponses()はフォームに記録されている送信データを全て取得します。送信データが取得できたら、getItemResponses()を使って、回答データ(質問と回答のペア)を取得します。

質問データが取得できたら、質問と回答内容にしたがって、処理を進めていくプログラムになっています。

メソッド名	説明
getResponses()	フォームの全ての送信データを配列で取得する。
getItemResponses()	フォーム送信データに含まれるすべての質問データを取得します。 (取得した質問データの順序はフォームに表示される順序)

送信データ、回答データを取得する

全ての送信データ、全ての回答データについてfor文を使って一つ一つ確認していき、「回答した人の一覧」を作っていきます。

// フォームIDからフォームを開く
var form = FormApp.openById(formId);
for (var i=0; i<form.getResponses().length; i++) {
  var response = form.getResponses()[i];
  for (var j=0; j<response.getItemResponses().length; j++) {
    var itemResponse = response.getItemResponses()[j];
    var question = itemResponse.getItem().getTitle();
    var answer = itemResponse.getResponse();
    :
    :
  }
}

回答データ一つ一つについてif (question == 'お名前')といったようにif文を使って、「もし質問が"お名前"だったら、○○しなさい」と記述します。
このプログラムの場合は、質問が「お名前」だったら、applicantの変数に回答を保持します。
同様にプログラム中にはif文で記述されている箇所が3つあります。

メールを送信する

最後にメール本文を作成して、メールを送信します。
Gmailを使ったメールの送信方法やメール本文をテンプレート化する方法については、下記の記事で解説していますので参考にしてみてください。

集計するデータや、メールの送信内容はサンプルですので、欲しい情報にカスタマイズしてもよいと思います。
報告などに使用する際は、送信する内容をツールで生成してしまうと時間短縮になります。

まとめ

Googleフォームの回答状況を集計して、メールで送付するプログラムを解説しました。
プログラムの仕様は大まかに次の2点です。

このプログラムはgetResponses()とgetItemResponses()のメソッドが2つのフォームで実行されるので、混乱するかもしれません。
肝は「どのフォームに対して実行しているのか」を捉えられるかどうかだと思います。

このツールを作っておくと、下記のようなメリットがありますので、是非作ってみてください。